複数のプロジェクトが並行して進む企業では、チケット、仕様書、会議メモ、週次報告がそれぞれの場所に残ります。「移行はどうなっていますか？」という質問に答えるため、担当者へ何度も連絡することになります。
200人の企業を想定した例です。新しい報告を作らせる代わりに、既に書かれた仕事の記録をつなぎます。
使用する資料
- 計画、仕様、意思決定があるプロジェクトフォルダ
- 誰が何を述べたか分かる会議メモ
- 担当者、状態、コメントを含むチケットのエクスポート
- 週次報告と引継ぎ文書
従来の方法と確認が難しい点
チケットには状態が、日付別の議事録には止まった理由があります。二つを結び付けられる人が不在だと、確認のための連絡が増えます。
ワークスペースでの進め方
既存の記録をまとめる
プロジェクトのフォルダ、会議メモ、チケットの表をワークスペースに取り込みます。
組織の言葉を整える
プロジェクト名、チーム名、状態の言い方を「Domain vocabulary」に登録します。
人と仕事のつながりを確認する
名前の略記と正式名、チケット上の識別子が同じ人を指すか確認します。その後も通常の報告を同じワークスペースに追加します。
業務に合わせた質問例
- 請求システム移行の最新の報告と、未解決の事項は？
- 誰がどの部分を担当していると記録されていますか？
- この2週間で更新された事項と、記録のない事項を分けてください。
活用結果と確認が必要な範囲
確認のたびに情報を集め直さず、最新の記載と日付、担当者、その出典を一緒に読めます。