ある加盟店の手数料を一四半期だけ引き下げる追加契約が届きました。ところが、その加盟店は以前に精算周期を変更していたかもしれません。基本契約、業種変更時の合意、取扱高割引、季節キャンペーンが別々の資料に残っています。
この例では、同じ加盟店に関する契約と条件を結び付け、追加合意のレビューに必要な比較を行います。
使用する資料
- 加盟時の基本契約と、後から締結した追加合意
- 取扱高に応じた割引、期間限定のキャンペーン
- 手数料率、精算周期、適用期間を含む表
- スキャンやPDFで保存された契約原文
従来の方法と確認が難しい点
同じ条件が文書ごとに違う言葉で書かれているため、一つのキーワードでは全ての合意を見つけられません。レビューは担当者の記憶に依存します。
ワークスペースでの進め方
表を含めて契約を取り込む
「Extract sources」で契約を追加します。手数料率の意味を失わないよう、表の行・列と条件を一緒に扱います。
条件の表現をそろえる
「Domain vocabulary」で「月次精算」と「毎月一回の精算」のような表現を整理します。
加盟店から合意をたどる
加盟店、契約、手数料条件を結び付け、新しい条件と既存の条件を適用期間も含めて比較します。
業務に合わせた質問例
- この加盟店が締結した基本契約と追加合意を全て示してください。
- 新しい手数料条件と食い違う可能性のある条項はありますか？
- 精算周期が変更された経緯を、原文と日付で並べてください。
活用結果と確認が必要な範囲
確認が必要な条件を候補として挙げ、どの契約のどの記載が比較対象かを追えるようにします。