종합대학 학사 · 사례
전과가 되는지 묻고, 근거 조항의 원문까지 한 화면에서 받는다
이걸로 되는 일전과·휴학 같은 사안의 근거 조항을 자연어로 물어 규정명·조항 위치·조항 원문을 한 화면에서 받고, 개정 PDF를 올리면 색인에 자동 반영되며, 규정은 시스템 안 에디터에서 바로 고친다.
학생이 학사 부서 창구에서 전과를 문의한다. 이번 학기 성적이 기준에 걸리는 것 같다고 한다. 담당자가 먼저 확인해야 하는 건 이 사안에 적용되는 규정이다. 그런데 학칙은 한 권이 아니다. 전공마다, 사안마다 세부 규정과 지침이 흩어져 있고, 한 사람이 통째로 외울 수 있는 양이 아니다.
그래서 워드 문서와 PDF를 띄우고 목차를 훑는다. 떠오르는 키워드로 검색하고, '제○조에 따라'라는 문장을 만나면 그 조항을 다시 찾아 따라 읽는다. 답을 찾아도 보고서에는 결론만 남고 근거가 된 원문은 다른 파일에 떨어져 있다. 게다가 규정은 계속 개정된다.
국내 한 종합대학의 학사 지원 부서는 이 반복을 다르게 풀기로 했다. 규정을 뒤지는 대신, 한 화면에서 묻고·싣고·고치는 방식이다. 이 시스템은 보안성 검토를 통과해 현재 운영 배포 직전 단계에 있다.
외울 수 없는 규정집이 쌓여 있다
학사 지원 부서 일의 상당 부분은 '근거 찾기'다. 민원을 받을 때도, 내부 검토를 할 때도, 심의에서 결정할 때도 같은 질문이 앞선다. 이 사안에 적용되는 조항이 무엇인가. 답은 규정집 안에 있지만, 그 규정집이 너무 방대하다는 것이 문제다.
- 학칙 본체. 워드 문서와 PDF로 관리된다
- 전공별로 딸린 세부 규정과 지침. 끝없이 이어지고, 사안마다 적용되는 조항이 다르다
- 적용 사안의 범위: 입학과 졸업, 학점과 이수, 전과와 휴학
- 조항 사이의 상호 참조. '제○조에 따라'라는 문장이 또 다른 조항으로 이어진다
- 개정본. 규정은 살아 있는 문서라 학기마다, 사안마다 개정되고 그때마다 무엇이 바뀌었는지 다시 익혀야 한다
지금은 문서를 직접 뒤진다
기존 방식은 단순했지만 고됐다. 규정집을 워드나 PDF로 열어 목차와 키워드로 관련 조항을 찾고, 조항 사이의 참조를 사람이 직접 따라 읽었다. '제○조에 따라'가 다른 조항으로 이어지면 그 연결을 손으로 추적해 사안에 맞게 해석했다. 여기에 빈틈이 있었다. 내가 떠올린 키워드가 규정에 쓰인 용어와 어긋나면 정작 필요한 조항을 놓쳤다. 어렵게 결론에 닿아도 근거가 된 조항 원문은 결과물과 분리된 채 남았다.
무엇보다 일이 여러 곳으로 흩어져 있었다. 조회는 문서 뷰어에서, 반영은 새 파일을 받아 등록하는 과정에서, 편집은 또 다른 워드 파일에서 이뤄졌다. 규정이 개정되면 새 문서를 받아 다시 반영하고 공지하는 일을 반복해야 했다. 최신성과 일관성을 지키기가 구조적으로 어려웠다.
규정을 뒤지는 대신, 한 화면에서 묻고·싣고·고친다.
규정집을 워크스페이스에 넣는다
준비의 핵심은 흩어져 있던 세 가지 일, 곧 묻고(조회)·싣고(반영)·고치는(편집) 일을 한 워크스페이스로 합치는 것이다. 규정 파일을 다른 형식으로 미리 정리해 둘 필요는 없다. 워드와 PDF를 그대로 넣는다.
규정집을 조회 가능한 상태로 만드는 순서
규정 파일을 워크스페이스에 넣는다
학칙 본체와 전공별 세부 규정·지침 폴더를 워크스페이스에 넣는다. 워드와 PDF를 그대로 두면 된다.
"소스 추출하기"(⌘⇧I)를 연다
"모두 검색" 팔레트에 "추출"이라고 치면 "작업" 섹션에 "소스 추출하기" 행이 나온다(단축키 칩은 ⌘⇧I). Enter를 누르면 추출 마법사가 열리고, 여기에 규정 폴더를 끌어다 놓는다. 각 행에는 문서, PDF 같은 종류 라벨이 붙고, 글자 위주 PDF는 로컬 경로로, 스캔본은 비전 OCR로 변환되어 색인에 반영된다.
활동 센터의 카드에서 "만들기"를 누른다
"이 워크스페이스를 지식그래프로 만들까요?" 카드가 뜨면 "만들기"를 누른다. 규정과 조항이 서로 어떻게 이어지는지가 이때 만들어진다.
구축 중에도 질문을 걸어 둔다
구축이 도는 중에 첫 메시지를 보내면 "지식 그래프 구축 중" 대화상자가 뜬다. "추출 완료 후 자동 전송"을 고르면 질문은 입력창 위 스트립에서 기다리다가 구축이 안정되면 전송된다. 규정집 전체가 도는 동안 손 놓고 기다리지 않아도 된다.
개정본은 같은 자리에 올린다
규정이 개정되면 개정 PDF를 올린다. 시스템이 자동으로 검색 가능한 형태로 바꿔 색인에 반영하므로, 사람이 매번 손으로 변환하고 등록하지 않아도 최신 규정이 답변에 반영된다. 조문 자체를 손볼 때는 별도 워드 파일을 거치지 않고 시스템 안 에디터에서 바로 고친다.
규정 용어를 몰라도 사안으로 묻는다
"이번 학기 성적이 기준에 못 미치는 학생이 전과를 신청할 수 있나?"
→ 결론만 오지 않는다. 출처 규정명과 조항 위치, 그리고 해당 조항의 원문이
답과 같은 화면에 함께 뜬다. 검토와 보고에 그대로 인용할 수 있는 형태다.
"이 조항이 '제○조에 따라'로 가리키는 조항은 뭐라고 돼 있나?"
→ 참조된 조항의 규정명·위치·원문이 이어서 붙는다.
참조를 손으로 따라 읽으며 문서를 다시 여는 단계가 없다.
"새로 올린 개정본 기준으로 휴학 규정은 어떻게 되나?"
→ 색인에 반영된 최신 규정으로 답한다. 개정 PDF를 올린 것 말고
사람이 따로 등록한 작업은 없다.
(어느 질문이든)
→ 답 아래 "내 노트에서 찾은 곳" 미니 그래프가 그려진다.
범례가 "직접 일치"와 "관련"을 갈라 주고,
노드를 클릭하면 그 엔티티가 그래프 뷰에서 열린다.답이 이 형태가 되는 이유는 두 가지다. 첫째, 자연어로 물으면 관련 문서를 찾아 그 내용으로 답한다. 내가 떠올린 키워드가 규정에 쓰인 용어와 정확히 같아야 걸리는 방식이 아니다. 둘째, 답의 형식이 정해져 있다. 결론만 던지지 않고 출처 규정명과 조항 위치, 해당 조항의 원문까지 한 화면에 함께 띄운다.
그래서 근거가 답에 붙어 다닌다. 결론과 원문이 따로 놀지 않으니, 검토 의견이나 보고서를 쓸 때 다른 파일을 열어 조문을 다시 찾아 붙일 필요가 없다.
무엇이 달라지나
| 예전 | 지금 |
|---|---|
| 떠오른 키워드가 규정 용어와 어긋나면 필요한 조항을 놓쳤다 | 사안을 자연어로 물으면 관련 규정을 찾아 그 내용으로 답한다 |
| '제○조에 따라'가 가리키는 조항을 사람이 손으로 따라 읽었다 | 참조된 조항까지 이어서 묻고, 규정명·위치·원문을 함께 받는다 |
| 결론만 보고서에 남고, 근거가 된 조항 원문은 다른 파일에 있었다 | 출처 규정명·조항 위치·조항 원문이 답과 한 화면에 뜬다. 그대로 인용한다 |
| 조회는 문서 뷰어, 반영은 파일 등록, 편집은 또 다른 워드 파일에서 했다 | 개정 PDF를 올리면 색인에 자동 반영되고, 조문은 시스템 안 에디터에서 바로 고친다 |
조회·반영·편집이 한 워크스페이스에 모이면서 최신성과 일관성을 지키기가 수월해졌다. '이 사안의 근거가 무엇인가.' 학사 부서가 매일 마주하는 이 질문에 결론과 조항 원문을 한 화면에서 함께 내놓는 것이 이 시스템이 겨냥한 지점이다.